Поддържането на точна и актуална база данни с контакти на клиенти е сред ключовите предизвикателства пред компаниите, които работят с голям обем информация. Дублираните записи често водят до объркване в работата на търговските и финансовите екипи, затрудняват анализа на данните и създават предпоставки за грешки в ежедневните бизнес процеси.

Именно с тази цел екипът на ITC Consult, сертифициран партньор на Odoo за България, разработи нов модул за предотвратяване на дублирани контакти, който разширява възможностите на ERP платформата и осигурява автоматичен контрол върху качеството на клиентската информация.

Въпреки че Odoo предоставя богата функционалност за управление на контакти, платформата не разполага със стандартен механизъм за автоматично откриване и предотвратяване на дублирани записи при създаване или редакция на контакт. Новото решение на ITC Consult адресира именно тази необходимост, като превръща поддържането на качествени данни в постоянен и автоматизиран процес.

Автоматична проверка още при въвеждане на информацията

Разработеният модул извършва проверка в реално време при създаване на нов контакт или при редакция на съществуващ запис. Вместо проблемът да бъде откриван впоследствие, системата уведомява потребителя още в момента на въвеждане на информацията, когато установи потенциално съвпадение.

По този начин се предотвратява създаването на множество профили за един и същ клиент и се поддържа единна и надеждна база данни.

Интелигентно разпознаване на потенциални дубликати

Модулът анализира няколко различни критерия за съвпадение, включително:

• имейл адрес;
• телефонен или мобилен номер;
• комбинация между име и фирма;
• комбинация между име и телефон;
• комбинация между име и имейл;
• ДДС номер.

Комбинирането на множество критерии позволява значително по-прецизно идентифициране на потенциални дублирани записи и минимизира риска от пропуски.

По-надеждна информация за всички отдели в компанията

Поддържането на единна база данни с клиенти има пряко отражение върху ежедневната работа на различните екипи в организацията.

Търговските отдели работят с актуална информация за клиентите, финансовите екипи избягват дублиране на документи и операции, а административните процеси се изпълняват по-бързо и с по-малък риск от грешки.

Същевременно се подобрява качеството на справките, отчетите и анализа на данните, което подпомага вземането на по-информирани бизнес решения.

Гъвкава настройка според вътрешните политики на всяка организация

Решението позволява компаниите да определят сами кои критерии да бъдат включени в проверката и как да бъде прилаган контролът върху данните.

Възможно е също така архивираните контакти да бъдат изключени от проверките, което осигурява допълнителна гъвкавост при управлението на големи бази данни и специфични бизнес сценарии.

Прозрачност и проследимост на всички действия

Модулът поддържа и механизъм за проследяване на всички предупреждения и ограничени действия, свързани с откритите дублирани записи.

Това осигурява по-добър контрол върху процесите и позволява на организациите да анализират възникналите ситуации и при необходимост да оптимизират своите вътрешни правила за управление на данните.

С разработването на този модул ITC Consult продължава да разширява стандартните възможности на Odoo, като предоставя на компаниите инструмент за изграждане на по-чиста, надеждна и централизирана база данни с криетги – основа за по-ефективна работа и по-високо качество на бизнес процесите.