SAF-T вече не е проект, а месечно задължение
SAF-T – стандартен одитен файл за данъчни цели – е новият начин, по който НАП получава счетоводните данни на фирмите – всеки месец, в един XML файл. Въвеждането е поетапно, като първо подават най-големите предприятия, а до 2030 г. задължението обхваща всички регистрирани по ДДС.
За фирмите това означава, че данните в счетоводната система трябва да са изрядни не само при годишното приключване, а всеки месец. Колкото по-рано се подредят, толкова по-спокойно минава първият файл.
Месечният цикъл изглежда така:
Какво съдържа месечният файл
Месечният SAF-T не е още една ДДС декларация, а цялото счетоводство за месеца в един XML файл. НАП вижда не само фактурите, но и как са осчетоводени.
- Заглавна част – фирмата, адрес, лице за контакт, IBAN, собственост и период.
- Основни данни – сметкопланът с начални и крайни салда, клиентите и доставчиците със салдата им, данъчните кодове, мерните единици и всички продукти с код по Комбинираната номенклатура (КН8).
- Главна книга – всеки счетоводен запис по дневници, ред по ред.
- Източници – фактури за продажби и покупки, протоколи за самоначисляване, митнически декларации и плащания, с връзка към записите в Главната книга.
НАП проверява не само структурата, но и съдържанието – сборове, валидност на идентификаторите и съответствие между секциите.
Odoo е добра основа за SAF-T
Odoo пази всички данни, които НАП иска, но не винаги във формата и номенклатурите на SAF-T. Трудното не е да се съберат данните, а да са чисти.
- Сметкопланът. Всяка сметка трябва да е свързана със сметка от номенклатурата на НАП, включително аналитичните подсметки, които всяка фирма си добавя.
- Кодове на стоките (КН8). Всяка стока с наличност трябва да има 8-цифрен код. При асортимент от хиляди артикула това е сериозна работа, а често и старите кодове са грешни – отменени, с размествени цифри или просто със случайен код.
- Идентификатори на контрагентите. ЕИК, ДДС номер или друг идентификатор по правилата на НАП, с валидни контролни цифри и населено място.
- Данъчни кодове. Всеки данък в Odoo трябва да дава правилния код в SAF-T, включително при ВОП, внос и самоначисляване.
- Мерни единици. „Кашон“, „стек“ и „кутия“, както и всички останали, трябва да получат кодове от номенклатурата на НАП.
- Начинът на въвеждане. Протоколи за ВОП, митнически декларации и аванси могат да са верни счетоводно, но да не отговарят на структурата, която очаква НАП.
Нищо от това не се вижда в обичайните справки. Излиза наяве едва когато се генерира файлът или когато НАП го върне.
Как го решаваме в ITC Consult
Разработихме собствен модул за Odoo 19, който генерира месечния SAF-T файл директно от счетоводството. Той не е просто експорт, а работен инструмент за счетоводителя, както е месечното приключване.
1. Настройка веднъж. Сметките се свързват с номенклатурата на НАП автоматично за стандартния сметкоплан и с предложения за подсметките. Мапинг, подготвен или прегледан в Excel, се зарежда наведнъж.
2. Кодове на стоките. Отделен екран показва стоките без код или със съмнителен код и предлага код по подобни продукти, категория или ключови думи. Кодове от доставчик или митнически агент се внасят от Excel, като всеки код се проверява срещу действащата номенклатура.
Кодове на стоки (КН8): предложения по подобен продукт или ключова дума и импорт от Excel.
3. „Провери“. Избирате месеца и модулът прави пълна проверка: схемата на НАП, идентификатори, кодове, данни на фирмата. Всеки проблем е ред с връзка към контрагента, продукта или сметката, която трябва да се поправи. Грешките спират генерирането, а приетите предупреждения не се показват отново.
Документът за SAF-T: всеки проблем е ред с връзка към контрагента, продукта или сметката.
4. „Генерирай XML“. Файлът се създава с името, което изисква НАП, и се архивира към запис за периода.
5. „Оборотна ведомост от файла“. Excel, в който салдата и оборотите, прочетени от самия XML, стоят до тези от Odoo, а разликите са в червено. Счетоводителят вижда точно това, което ще получи НАП, преди да го подпише.
Оборотна ведомост от файла: салдата и оборотите от XML до тези от Odoo, сметка по сметка.
6. Подаване и отчет. След подаването с КЕП записът се маркира като подаден и не може да се променя случайно.
Ръководството за работа е вградено в самия модул, а всяко поле има пояснение на български.
Чеклист: готови ли сте за първия файл
Ако фирмата ви влиза в SAF-T през 2027 или 2028 г., това са нещата, които си струва да се подредят отсега, независимо от софтуера.
- Сметкопланът е свързан със сметките на НАП и прегледан от счетоводител
- Всяка стока има валиден КН8 код и никоя не е с случайно избран код
- Мерните единици имат кодове по номенклатурата на НАП
- Контрагентите имат валиден ЕИК или ДДС номер и населено място
- Данъците дават правилните кодове за ВОП, внос и самоначисляване
- ВОП, митническите декларации и авансите се въвеждат по един и същ начин
- Фирмата е с попълнени ЕИК, IBAN, лице за контакт с длъжност и данни за собственост
- Има КЕП и пълномощно в НАП за лицето, което ще подава
- Поне един файл е изпробван в тестовата услуга на НАП
Поговорете с нас
Ако работите с Odoo или обмисляте преминаване към Odoo преди вашия етап на SAF-T, свържете се с екипа на ITC Consult. Ще прегледаме данните ви, ще покажем какво липсва за валиден файл и ще въведем модула така, че месечното подаване да е рутина, а не аврал.
SAF-T модулът е част от нашия Marketplace за Odoo – заедно с българския счетоводен пакет и други готови разширения, които можете да разгледате и заявите за демонстрация.
