За компаниите, които продават и впоследствие обслужват машини, техника и оборудване, добрата организация на сервизната дейност е важна част от отношенията с клиентите. С увеличаването на броя на продаденото оборудване обаче нараства и информацията, която трябва да бъде проследявана – гаранционни срокове, серийни номера, предходни ремонти, използвани резервни части и текущи сервизни дейности.
За да обедини тази информация в последователен процес, екипът на ITC Consult, сертифициран партньор на Odoo за България, разработи модул „Сервиз“ за Odoo.
Това е едно от допълнителните приложения, разработени от ITC Consult за разширяване на стандартните възможности на платформата спрямо конкретни бизнес процеси.
Цялата информация за обслужваното оборудване на едно място
При сервизното обслужване е важно да се работи не просто с даден продукт, а с конкретното оборудване, което се намира при клиента.
Ако например един клиент разполага с няколко машини от един и същи модел, всяка от тях може да има различна дата на доставка, гаранционен срок и история на извършените ремонти.
Модул „Сервиз“ позволява сервизният случай да бъде свързан с конкретното оборудване и неговия сериен номер. По този начин при обработването на заявката може да бъде използвана вече наличната в Odoo информация за клиента, продажбата и доставката.
Това намалява необходимостта служителите да търсят данни в различни документи и позволява сервизната дейност да се разглежда като продължение на процеса след продажбата.
Проследяване на гаранционния статус
Един от първите въпроси при получаването на сервизна заявка обикновено е дали оборудването все още е в гаранция.
Когато информацията за конкретната машина е свързана с нейната продажба и доставка, гаранционният статус може да бъде проследен като част от сервизния процес.
Това позволява по-лесно разграничаване на гаранционните и извънгаранционните случаи и намалява необходимостта от допълнителни проверки на отделни документи и справки.
Същевременно информацията за извършеното обслужване остава свързана с конкретното оборудване независимо от вида на сервиза.
Организация на сервизната работа
След регистриране на случая необходимата сервизна дейност може да бъде организирана чрез Odoo Field Service.
Така информацията за оборудването и неговата история се свързва с оперативната работа на сервизния екип.
Това позволява процесът да се проследява последователно – от възникването на заявката до извършването на конкретната сервизна дейност и отразяването на резултата.
За компаниите с повече текущи сервизни случаи това осигурява по-добра видимост върху работата и намалява зависимостта от допълнителни списъци, таблици или комуникация извън системата.
Резервни части и складови наличности
Сервизната дейност често е пряко свързана и със склада.
При ремонт могат да бъдат използвани резервни части, консумативи и други материали, които трябва да бъдат отчетени не само към конкретния сервиз, но и като реално складово движение.
Чрез връзката с Odoo Inventory използваните части могат да бъдат отразени в складовите операции и едновременно с това да останат свързани със сервиза, за който са били необходими.
Това осигурява по-добра проследимост както на складовите наличности, така и на реалната себестойност и историята на обслужването.
Когато дадена резервна част също се проследява по сериен номер, може да бъде запазена информация и за конкретния компонент, използван при ремонта.
Сервизна история за всяка машина
С натрупването на сервизни случаи постепенно се изгражда история на конкретното оборудване.
При следващо обслужване може да бъде проследено кога машината е била доставена, какви сервизни случаи е имала, дали обслужването е било гаранционно или извънгаранционно, каква работа е извършена и какви резервни части са използвани.
Тази информация е полезна не само за сервизния екип. Тя може да подпомогне и работата на търговските и управленските екипи – например при анализ на честотата на ремонтите, разходите за обслужване или необходимостта от подмяна на определено оборудване.
За какъв тип компании е подходящ модулът?
Модулът е приложим при компании, при които продажбата не е последната стъпка в отношенията с клиента, а е последвана от гаранционно или извънгаранционно обслужване.
Това могат да бъдат компании, които продават и обслужват производствени машини, професионална техника, медицинско и лабораторно оборудване, отоплителни и климатични системи, електроника или други продукти с продължителен период на експлоатация.
Общата бизнес нужда при тях е възможността лесно да се отговори на няколко практически въпроса: Кое оборудване се намира при клиента? В гаранция ли е? Какво е ремонтирано по него до момента? Какво се случва по текущия сервиз? Какви резервни части са използвани?
Когато тази информация е достъпна в рамките на един свързан процес, сервизният екип може да работи с по-малко ръчни проверки и с по-добра проследимост на извършените дейности.
Разширяване на Odoo според реалните бизнес процеси
Odoo предоставя стандартни приложения за управление на продажби, складови операции, серийни номера и работа на терен. При определени бизнес модели обаче е необходима допълнителна логика, която да свърже тези процеси по начин, съответстващ на организацията на работа в конкретната компания.
Модул „Сервиз“ е едно от приложенията, разработени от ITC Consult за Odoo, които разширяват стандартната функционалност на платформата.
Резултатът е по-ясна връзка между продажбата и последващото обслужване, по-добра проследимост на гаранционните случаи и резервните части и натрупване на структурирана сервизна история за оборудването при клиента.
