През последните две години опитът от нашата работа показа, че компаниите, които вече бяха инвестирали във внедряване на ERP система се оказаха по-добре подготвени за работа в бързо променяща се пазарна среда.
По своята същност ERP (Enterprise Resource Planning) системите спомагат за изграждане на единна технологична и информационна среда за управление на бизнес процесите и ресурсите на предприятието, независимо от териториалното и функционалното място на тяхното изпълнение или местоположение. Те предполагат наличието на инструменти за динамично счетоводство на всички първични документи и операции, както и тяхната аналитична обработка с цел вземане на управленски решения и по-нататъшно разпространение на данни между отделите на компанията и служителите.
Важен аспект е създаването на „единно” информационно пространство, за да се избегне необходимостта от въвеждане на данни в различни системи, да се намалят разходите за поддръжка на информационните системи и да се намали броят на грешките при въвеждане и обработка на данни.
Разбира се, за да работи правилно и в полза на клиентите е важен правилният избор на ERP система и нейното ефективно внедряване в компаниите. Затова, нека сега да се потопим в детайлите и да разгледаме няколко важни фактора, които ще гарантират успеха на внедряването на ERP системата във всяка компания, независимо от нейния размер, индустрия и регион.
- Важен фактор е единството на висшето ръководство във визията на стратегията за развитие на компанията. Има разбиране къде се намира компанията в момента, към какво се стреми в бъдеще, какви ограничения може да има и какви възможности ще даде въвеждането на ERP системата.
- Високото професионално ниво на външните екипни консултанти, участващи в изпълнението на проекта, и като резултат – доверието на висшето ръководство на клиента към екипа от специалисти, изпълняващи проекта.
- Наличие на подробен работен график, който ще показва целия списък със задачи (обхват), които трябва да бъдат изпълнени от всички участници в проекта (клиент и изпълнител) на всички етапи на изпълнение (от анализа на изискванията до стартирането). Определят се приоритетът и последователността на задачите, както и продължителността на тяхното изпълнение и прогнозният бюджет. Този точен график ще бъде единна пътна карта за целия екип за изпълнение, което ще им позволи съвместно да постигнат обща цел.
- Активно участие на висшето ръководство на компанията-клиент във всички етапи от изпълнението на ERP проекта. Задължително присъствие на ръководни екипи, с които редовно ще се обсъжда статуса на проекта, отклоненията и начините за отстраняването им. Това ще позволи на ръководството да може да усети ситуацията и бързо да вземе коригиращи решения.
- Стриктно спазване на методологията на проекта, поддръжка на проектна документация (задължителна наличност на проектни документи, тестови сценарии за всеки бизнес процес, който е включен в обхвата на проекта; спецификации / техническо задание за разработка, правила за разработка и т.н.), управление на промени и разработка (наличие на инструменти за управление на файлове и кодови версии; регистрация на модификациите, прехвърлянето им между приложения и др.). Благодарение на това след стартирането предприятието няма да получи „черна ERP кутия“, която не е ясно как работи, а готова структура и база от знания, които ще позволят на компаниите успешно да поддържат и развиват системата в бъдеще.
- Компетентността на ключовите потребители на клиента, които притежават пълна информация за своя бизнес процес (организация, силни и слаби страни, кой за какво отговаря, какви са ключовите проблеми) и стратегическите цели на неговото развитие; имат правомощия да вземат решения в рамките на своя бизнес процес и да управляват приоритета на задачите на своите служители.
- Редовно информиране на всички служители на фирмата на клиента за целите на проекта, времето и текущото състояние. Внедряването на ERP системата променя не само технологиите, но и културата на компанията. За да бъде внедряването успешно, е необходимо не само изпълнение на проекта, но и адаптиране на персонала на фирмата на клиента към новата система, която трябва да се превърне в ефективен инструмент за тяхната работа и има много психологически и административни проблеми за което мениджърът трябва да е готов.
- Отказ за поддържане на паралелно счетоводство в няколко системи (стари и нови). Паралелното поддържане на две системи (стара и нова) значително забавя адаптирането на персонала към новата система, намалява ефекта от прилагането й, а също така изисква допълнителни човешки усилия, което много често се проявява в поява на недоволство/конфликти в рамките на предприятие, което може да отрече много от ползите от въвеждането на нова система за управление.
