Решението за внедряване на ERP-система обикновено е предшествано от продължителни анализи, проучвания, обсъждания. Всяка фирма претегля внимателно аргументите „за“ и „против“, всеки ръководител има своите убеждения за ползата и рисковете от подобна инвестиция, всеки служител има опасения за новите отговорности и задължения. Когато идеята изкристализира и се превърне в ясна необходимост от едно ново и качествено различно развитие на бизнеса, решението за внедряване на ERP-система е единствената възможна реализация на тази цел.
Дотук всичко изглежда логично, лесно, естествено. Избрана е ERP-система, формиран е работен екип, внедряването е в ход. И тук вече първоначалният ентусиазъм започва да се препъва по неравни пътеки и често мечтаното ERP се превръща във враг номер едно.
Причините за това често са колкото банални, толкова и неочаквани или игнорирани в процеса на планиране, но – както се оказва – решаващи за успеха на едно внедряване:
Нереалистични очаквания – внедряването на ERP-система е инвестиция, чиято сложност и обхват често се подценява. Нереалистично е да се очаква, че системата ще заработи непосредствено след стартирането й и ще носи незабавна полза. Нереалистично е да се очаква, че системата ще подобри бизнеса, без да се променят бизнес процесите и слабостите в практиката. Нереалистично е да се очаква, че системата ще създаде идеална бизнес култура и вътрешна организация, ако липсва желание, компетенции и съдействие от служителите.
Графикът преди всичко – както всеки проект, внедряването на ERP-система има своите етапи и предварителен график. Често, обаче, желанието на клиента е процесът на внедряване да бъде максимално кратък, дори под прага на санитарния минимум, при което в основна цел се превръща спазването на дати, а не постигането на резултати. В резултат процесът по внедряване често не успява да постигне своята пълнота и зрялост – както по отношение на настройки, така и по отношение на обучение на потребители – това неизменно води след себе си проблеми.
Бюджетът – инвестицията в ERP-система не е евтина, а постигането на възвръщаемост от тази инвестиция изисква време. Често ръководителите остават с усещането, че парите им отиват „на вятъра“, т.к. не виждат моментални резултати. Още по-лошо е, когато очакванията са, че платените за внедряване суми трябва да гарантират свършена работа и реална полза за фирмата, но това е невъзможно. Разходите по внедряване са цена за ноухау, ползата идва от работата със системата във фирмата, за което ангажимент имат служителите на фирмата.
Вътрешно противопоставяне – дори и най-добрата ERP-система може да бъде ефективна само, когато с нея се работи. Като всяко нововъведение, обаче, системата се приема с резерви от служителите, а често и с открита неприязън – отказ за работа със системата или дори умишлен саботаж. Във всеки от случаите противопоставянето се превръща в стоппроблем и до разрешаването му внедряването на ERP-система е безрезултатно.
Екипът по внедряване – екипът по внедряване от страна на клиента (проект-мениджър и ключови потребители) отговаря за гладкото и ефективно внедряване на ERP-система, добрата комуникация и своевременна вътрешна реорганизация. Когато този екип няма достатъчно време, капацитет, ангажирантост, авторитет, то внедряването „зацикля“.
Изходни данни – внедряването на ERP-система освен настойка на бизнес модели и процеси на работа изисква и импорт на изходни данни. Често тези изходни данни се оказват крайно некачествени и за верификацията и систематизирането им се изразходват много време и енергия, което поражда недоволство у служителите, а същевременно удължава значително процеса по внедряване.
Старата песен на нов глас – за да има полза от работата с ERP-система, трябва да се работи правилно. За тази цел в процеса на внедряване са провеждат обучения и се изготвят инструкции за работа, с което да се улеснят служителите. Често, обаче, умишлено или по навик, служителите не възприемат новия модел на работа. Естествено, работейки по познатия стар начин, служителите допускат грешки или променят концепцията на процесите и това води до нулева оптимизация, вътрешни конфликти и часове работа за поправяне на излишни грешки.
Всички тези проблеми са предвидими и колкото по-рано се диагностицират, толкова по-лесно е да се отстранят. И тук е мястото да споменем основната роля на мениджмънта на най-високо ниво – степента на ангажираност на ръководителите към процеса на внедряване на ERP-система и правилното разбиране на този процес е водещият фактор за това дали един проект ще успее или не.
Инвестицията в ERP-система може да се окаже решаваща и повратна точка за развитието на един бизнес. Поради тази причина решението за такава инвестиция изисква освен оценка на потенциалните ползи, да се направи и обективна оценка на състоянието и капацитета на бизнеса, на готовността за промени и решимостта тези промени да се реализират.
