Експанзията на Minimart
Дигитализацията днес е не просто внедряване на технологии, а цялостна трансформация на бизнес мисленето. Технологиите вече не се разглеждат като крайна цел, а като средство за ускоряване на развитието и постигане на устойчиви резултати. Компаниите, които възприемат този подход, разбират, че истинската стойност на дигитализацията се крие не само в оптимизацията на процесите, но и в промяната на възприятието за тяхното място на пазара. Именно тази промяна дава тласък за по-бърза експанзия, по-добро пазарно позициониране и дългосрочен успех.
Как гореописаното се случва на практика? Запознайте се с малка част от проекта по внедряване на бизнес софтуерни решения, който ITC Consult реализира за „БГК“ АД и тяхната верига за удобни хранителни магазини Minimart.
Зеленото зайче, което вдигна летвата в ритейл сектора. Кои са Minimart?
Minimart е българска верига удобни хранителни магазини (convenience), създадена от БГК АД – компания, която обединява утвърдени инвеститори и експерти с дългогодишен опит в ритейл бизнеса. Първият магазин отвори врати в края на март 2023 година, като към октомври 2024 година броят на магазините вече надвишава 120, а до края на 2024 се очаква да достигнат 150. Дългосрочната цел на веригата е до края на първите три години да бъдат отворени общо 300 обекта. Minimart се развива с впечатляваща и рекордна за българския пазар скорост на експанзия. В подкрепа на тази концепция е създаден и моделът за Minimart Box – стандартизирано търговско решение, което позволява гъвкаво и адаптивно присъствие на локации с много висока заетост от наематели (като ритейл и бизнес паркове). Очаква се с Minimart Box да ускорят още повече плановете за експанзия, както и да се изпълни амбициозната цел – магазините да бъдат най-близо до клиентите.
Уникалният бизнес модел на веригата предоставя отлични възможности за развитието на малки семейни бизнеси, като дава на франчайз партньорите възможност да управляват магазините оперативно, докато Minimart поема отговорността за избора на комуникативни и стратегически локации, дългосрочния наем, оборудването и зареждането на обектите. Така партньорите могат да се съсредоточат върху обслужването на клиентите и ежедневното управление. През 2024 година Minimart официално откри и своя академия – приятно и уютно пространство, което позволява плавно и в симулационна среда да се провеждат обучения и да се въвеждат партньорите на веригата в работния процес на компанията, съобразно заложените стандарти на веригата.
Основната цел на веригата Minimart е да се утвърди като предпочитан избор за ежедневно пазаруване, като предлага на клиентите си високо ниво на обслужване, разнообразие от внимателно селектирани продукти, които са с доказано качество и вече добре познати на пазара. Веригата се стреми да осигури удобство и достъпност за своите клиенти, създавайки магазини на ключови локации, които отговарят на нуждите на съвременния потребител.
Заявка на клиента.
Бизнес предизвикателствата и как технологиите застават в основата на растежа
Основното предизвикателство е постигането на максимално бърза експанзия, което е критичен фактор за успеха и достигане на устойчивост на бизнес модела, поради малкия размер на магазините и голямата първоначална инвестиция. Развитието на магазините изисква ефективни процеси, които да са управлявани от гъвкава и адаптивна софтуерна система, която позволява търсената бърза мащабируемост. Една от целите на системата е да поддържа специфична централизирана логистика. Поради ограничения размер на складовите площи за много артикули доставката се извършва на бройка, а не на пакет. Това налага необходимост от стриктен контрол на разходите и много добре оптимизирани поръчки и процеси.
При реализацията на проекта бяха дефинирани процеси, които да съвместяват характеристиките на управлението на малки магазини и големи търговски вериги.
БГК АД реализира този проект с цел внедряването на стратегически технологични иновации, които към момента се използват активно и са критична предпоставка за осъществяване на планираната бърза експанзия. Компанията избира целенасочено внедряването на цялостно интегрирана система, вместо да стартира с отделни модулни решения. Това е голямо предизвикателство, предвид краткия срок от 3 месеца между старта на подготовката и откриването на първия магазин.
За бързата адаптация към пазарните условия и потребностите на клиентите е необходима гъвкава и ширкообхватна BI система за анализ на данни. Това позволява подобрение на маржовете на продажбите, както и оптимални наличности в обектите. Бързото разрастване и заемане на бизнес нишата на удобните магазини (convenience) не може да бъде осъществено без устойчива система, в която да са интегрирани всички компоненти и да са отразени оптимирани и автоматизирани процеси. Интегрираната система генерира много и качествена информация, която позволява взимането на информирани мениджърски решения.
От идея до реализация
Проектът за внедряване на бизнес софтуерни решения започва през януари 2023 година с цел осигуряване на надеждна и ефективна технологична инфраструктура за новосъздадената верига магазини. Основното предизвикателство беше в кратък срок да се изградят всички необходими системи и интеграции, за да се гарантира плавното функциониране на магазините още от самото начало. Първият магазин отвори врати на 23 март 2023 година – само два месеца след стартиране на проекта, след като успешно беше създадена инфраструктура за свързаност между всички обекти. Това включваше внедряването и настройването на ERP и POS системи, както и интеграцията между тях, осигуряваща безпроблемно прехвърляне на данни в реално време.
Допълнително беше изградена и директна връзка с банковата система, което позволи постигането на едни от най-бързите картови плащания на пазара, с опцията за издаване на обединена касова бележка за клиентите. Успоредно с това, беше осъществена интеграция между WMS (система за управление на склад) на 3PL склада и ERP системата, осигуряваща синхронизация на логистичните и складови операции.
При стартирането на операциите беше внедрена и BI система, която използва реални данни от ERP системата за генериране на аналитични отчети и подпомагане на управленските решения. Тези софтуерни решения, които стартираха с откриването на първия магазин, вече управляват дейностите и процесите в над 120 магазина към октомври 2024 година, като ефективността и мащабът на операциите продължават да се разширяват.
Фактори за успех
Успехът на проекта за внедряване на бизнес софтуерни решения за Minimart се дължи на редица ключови фактори, най-важният от които е изключителното сътрудничество между екипите на БГК АД и ITC Consult. Доверителната и открита комуникация между двете организации създаде среда на ангажираност и мотивация, в която всички участници работеха синергично за постигането на общите стратегически цели.
Екипът на Minimart осъзна стратегическото значение на технологичните иновации и демонстрира готовност да инвестира необходимите ресурси в разработването на интегрирани решения, специфично адаптирани към изискванията на бизнеса.
Ключов аспект на успеха на проекта бе и ясното дефиниране на ролите и отговорностите в екипа, което улесни ефективната координация на дейностите. Постоянният обмен на обратна връзка между екипите на двете компании осигури своевременно идентифициране и разрешаване на възникнали предизвикателства, което допринесе за безпроблемното протичане на проекта и постигането на желаните резултати.
Признание на успехите
Minimart заслужено бе отличен с награда от Българската асоциация по информационни технологии (БАИТ) в конкурса за 2023 г. в категорията „Успешен ИКТ проект в полза на българската икономика“. Тази награда е признание за значимия принос на проекта за внедряване на цялостно IT решение в стартиращата верига магазини, което демонстрира иновативен подход и ефективност в модерната търговия. Проектът подчертава ангажимента на Minimart към технологичната трансформация и показва как стратегическите инвестиции в информационни технологии могат да стимулират растежа и устойчивостта на бизнеса.
