Промяната е единственото сигурно нещо в живота, макар и винаги да срещаме съпротива при нейното настъпване. Внедряването на ERP система в компаниите и организациите предполага голяма промяна и непременно ще има известна съпротива от страна на служителите.
Управлението на промените се отразява на връзката между хората, процесите и системите. Това гарантира, че служителите разбират промяната на бизнес процеса и приемат и използват новата система.
Комуникация
Комуникацията е важна, защото хората не могат да приемат това, което не разбират. Ранната, искрена и прогресивна комуникация много преди внедряването на ERP системата трябва да обясни необходимостта от промяна.
Служителите трябва да бъдат запознати с причините за приемането на новата ERP система и как тя ще помогне на организацията. От съществено значение е те да бъдат обучени относно характеристиките й и това как тя ще им бъде от полза.
Естеството на задачите или дори ролите на служителите се променят, когато се внедри ERP система. Служителите трябва да знаят какво включва преходът от функционално ориентирана към процесно ориентирана организация, нейните предимства и как техните задачи ще се променят, след като системата започне да функционира.
Анализ на заинтересованите страни
Тази стъпка ще определи кой ще бъде засегнат от внедряването на ERP системата. Анализът ще помогне да се знае нивото на участие на всяка заинтересована страна и ще определи количеството обучение, което ще им е необходимо.
На този етап ще бъдат анализирани възприетите предимства и недостатъци, длъжностите и отговорностите на всеки участник след преструктурирането на организацията. За да се даде възможност на заинтересованите страни да бъдат част от промяната, е необходима оценка на нивото на участие на всеки. Резултатите от анализа на заинтересованите страни се използват за идентифициране на изискванията за обучение.
Обучение на крайния потребител
Обучението изисква инвестиция на време, пари и усилия, но резултатите си заслужават, защото ще помогнат на служителите да разберат своите роли и съответно да намалят тяхната съпротива срещу промяната. Обучението за краен потребител ще осигури на служителите знанията за основите на софтуера и предимствата, които ще осигури. За това е необходимо обучение в цялата организация – от мениджмънт до изпълнителни екипи до крайни потребители.
Процесът на управление на промените, включващ горните три стъпки, в идеалния случай трябва да осигури на служителите уменията и знанията, така че те да влязат в състояние на готовност, което ще ги превърне в крайни потребители с висока производителност.
Стратегията за управление на промените ще гарантира, че служителите бързо ще приемат промяната, така че организацията да може да възприеме новата технология по-бързо и с най-малко въздействие върху производителността.
